10の会話の基本ルール

こんにちは!

特定行政書士・申請取次行政書士
コスモス成年後見サポートセンター会員
エンディングノートプランナー
伏見友宏です。

弊所ホームページのブログへお越しくださり、ありがとうございます。

行政書士の仕事をしていると、お客様とお話させていただく機会が数多くあります。

そのような、「会話」するときは、守らなければならないルールというものがあります。

今回のブログは「10の会話の基本ルール」ということについて見ていきたいと思います。

まずは、「五つのあいさつ」(「おはようございます」「いってらっしゃい」「おかえりなさい」「おやすみなさい」「ありがとう」)を欠かさないということです。

人間関係を良好に保つためにも、この五つのあいさつは欠かせません。

これを忘れると、人間関係は冷えていくものです。

二つ目は、「いきなり要件を切り出さない」ことです。

人に用件を切り出すときは、「今、お時間ありますか」「少し話をしてもいいですか」と断りを入れることが、相手の人に対しての配慮です。

三つめは、「否定語を使わない」ことです。

「わかりません」「できません」「ありません」といった否定語を使うと、円滑な会話もそこでとぎれてしまいます。

そんなときは、「できません」ではなく、「少々お時間がかかりますが」というように、やわらかく言い換えられないか、言葉を探すことが必要です。

四つ目は、「否定的な相槌は使わない」ことです。

「うそー」「そんなー」「まさか」「ほんとうですか」といった疑うような相槌は、相手の気分を害するもととなります。

五つ目は、「断定的な言い切りは避ける」ことです。

「○○は△△だ!」「○○は△△のはずがない!」などの断定形が多い話し方は、人の反発を誘う危険性が大きいです。

特に説得したり、主張に耳を傾けてもらう場合には避けるようにしましょう。

六つ目は、「語尾を上げない、伸ばさない」ことです。

「するとぉ」「はぁい」などと、語尾を伸ばすと幼く、だらしない印象を与えてしまいます。

語尾は短く切った方が、自然な話し方になります。

七つ目は、「語尾ははっきりと言う」ことです。

語尾が消えてしまいそうな話し方をすると、自信なげに聞こえてしまいますし、最後に出てくる重要な言葉が聞こえないので、聞き手には理解不能になってしまいます。

八つ目は、「たとえ話を長くしない」ことです。

たとえ話を長くすると、話の本筋がボケてしまい、何を言いたいのか、わからない話になってしまいます。

たとえ話は短く、面白くが基本です。

九つ目が、「具体的な数字で表現する」ことです。

「大きい」「きれい」「狭い」「深い」といった形容詞は、その人の主観によって内容が大きく変わるものです。

これらのあいまいな形容詞は避け、具体的な大きさや長さを伝えた方がいいです。

最後に、「命令形は極力使わない」ことです。

大人の会話で「命令形」を使うのは失礼です。

「しなさい」ではなく、「したほうがいい」といった表現を使うのが常識です。

 

弊所では、以上の会話の基本ルールはしっかりと守って、気持ちよくお話を聴いていただけるよう、また、お客様のお話を伺うよう努めています。

今後もより一層、お客様に失礼のないよう努めてまいりますので、よろしくお願いいたします。

それでは、また!(^^)!